marți, 8 decembrie 2015

7.12-11.12.2015 Aplicatii practice

ACTIVITATE  PRACTICA

Realizati  si postati pe grupul clasei pana la data de 13.12.2015

Word

Fisa postului este un document esential in relatiile de munca, iar pentru definirea sa trebuie analizat mai intai ce este postul. Astfel, postul este functia sau slujba unei persoane prezente la locul de munca pentru indeplinirea atributiilor de serviciu.
De asemenea, postul indica mai multe sarcini si atributii caracteristice persoanei care ocupa o pozitie sau functie in cadrul unei companii, pentru care beneficiaza de un salariu, a continuat specialistul.
Avand in vedere aceste aspecte, fisa postului este, potrivit Corinei Neagu, un document anexa la contractul individual de munca prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizeaza munca salariatului.
"Fisa postului este un instrument de lucru pentru orice companie si intocmirea ei esteobligatorie conform legislatiei in vigoare. Este unul dintre documentele de formalizare a structurii organizatorice a unei companii. Practic, ea este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea", a explicat sursa citata. 
Mai mult decat atat, impreuna cu regulamentul intern, fisa postului este unul dintre documentele esentiale in stabilirea, derularea si incetarea raporturilor de munca, a punctat Managing Partner-ul 4Tree.
Fisa postului se intocmeste pe baza informatiilor obtinute in urma analizei postului si reprezinta un document scris care identifica, defineste si descrie postul vizand sarcinile, conditiile de munca si responsabilitatile pe care le presupune acesta, a continuat specialistul.

Elementele de baza ale fisei de post
Fisa postului trebuie sa cuprinda cateva elemente de baza, printre care se numara denumirea si descrierea postului, codul COR pentru pozitia respectiva, unde se incadreaza postul in structura organizationala, relatiile pe care le are cel care ocupa postul cu ceilalti angajati ai firmei, precum si aptitudinile necesare pentru ocuparea postului.
Astfel, Corina Neagu ne-a precizat ca descrierea postului incepe cu titlul postului si continua cu informatii referitoare la obiective, sarcini, autoritatea si responsabilitatile cerute de acesta.
Mai departe, specificarea postului cuprinde caracteristicile, din punct de vedere al trasaturilor si experientei, pe care trebuie sa le indeplineasca angajatul pentru a corespunde cerintelor postului, a continuat specialistul.
"Conditiile specifice unui anumit post se pot referi la nivelul de studii, pregatirea profesionala speciala, vechimea in domeniul respectiv, aptitudinile necesare, caracteristicile personale, cerintele fizice si conditiile de mediu", a adaugat aceeasi sursa.
De asemenea, fisa postului include denumirea postului si codul COR aferent pozitiei respective (codul din sase cifre prezentat in COR). Acest cod este necesar, a explicat Corina Neagu, pentru ca postul respectiv sa poata fi introdus intr-o ierarhie reglementata oficial a posturilor si in plus este o cerinta a inspectoratului teritorial de munca.
Mai departe, fisa postului cuprinde informatii referitoare la cui i se subordoneaza pozitia in organigrama, din punct de vedere ierarhic, precum si cate persoane are in subordine cel care ocupa postul, daca este cazul, a adaugat Managing Partner-ul 4Tree.
Pe langa aceste informatii, documentul trebuie sa mai cuprinda scopul principal al postului, departamentul (structura departamentala in care functioneaza postul), relatiile postului care vizeaza raporturile postului cu interiorul sau exteriorul organizatiei siresponsabilitatile principale.
In acelasi timp, fisa postului include si date despre standardele de performanta, unde se prezinta, conform Corinei Neagu, limitele de luare a deciziilor si nivelele de performanta ce urmeaza a fi atinse de ocupantul postului respectiv.
In plus, fisa postului trebuie sa contina 
si competentele/abilitatile/cunostintele/aptitudinile necesare pentru nivelul pozitiei respective, precum si pe cele cu caracter obligatoriu. Astfel, specialistul ne-a precizat caaptitudinile sunt clasificate in aptitudini de baza, aptitudini de rezolvare a problemelor complexe, aptitudini de management al resurselor, aptitudini sociale, aptitudini sistemice, aptitudini tehnice, iar abilitatile in abilitati cognitive, abilitati fizice, abilitati psihomotorii, abilitati senzoriale.
Totodata, in fisa postului sunt incluse si cerintele privind experienta necesara ocuparii pozitiei respective. Corina Neagu ne-a declarat ca experienta poate fi experienta in munca(indiferent de posturile ocupate si organizatiile in care a activat), experienta in specialitate(pe acelasi post sau posturi asimilate, indiferent de organizatiile in care a activat),experienta in domenii conexe (pe posturi comparabile, indiferent de organizatiile in care a activat, pe posturi de conducere, in cadrul organizatiei), la care se adauga perioada de acomodare la cerintele postului (durata normala de acomodare).
Tot pe lista elementelor de baza ale fisei postului figureaza si responsabilitatile si obligatiile privind siguranta si sanatatea muncii si conditiile de munca. Acestea din urma reprezinta totalitatea factorilor care influenteaza natura si calitatea muncii, a explicat Corina Neagu.
"Conditiile de munca tin de statutul angajatului, locul desfasurarii muncii, resursele disponibile, timpul de munca, contextul muncii, conditiile de instruire si perfectionare, precum si sistemul de promovare", a continuat aceasta.
De asemenea, fisa postului include si cateva elemente temporale. Potrivit specialistului, acestea sunt:
  • data intocmirii fisei de post - data, numele si prenumele angajatului responsabil cu intocmirea, functia acestuia si semnatura;
  • data luarii la cunostinta de catre angajat - se trece data, numele si prenumele angajatului precum si semnatura acestuia;
  • data avizarii - data la care a fost aprobata fisa postului de catre departamentul juridic/resurse umane, de catre superiorul celui care a intocmit fisa ori de catre o alta persoana desemnata prin acte oficiale ale organizatiei. Se trece data, numele si prenumele persoanei care avizeaza, functia acesteia, semnatura si stampila companiei.
Angajatul trebuie sa semneze fisa postului
Fisa de post este documentul de management al resurselor umane care sintetizeaza elementele caracteristice ale unui post, pentru a putea fi intelese si insusite de catre ocupantul postului, ne-a declarat Corina Neagu.
"Fisa postului este adusa la cunostinta angajatului preferabil inainte de angajare si trebuie semnata de catre acesta pentru luare la cunostinta, devenind anexa la contractul individual de munca. Orice modificare sau actualizare a fisei de post trebuie adusa la cunostinta acestuia, sub o noua semnatura si anexare la contractul de munca", a subliniat aceasta.
Codul muncii prevede la art. 39, alin. (2), lit. a) ca salariatul are obligatia precisa de a respecta fisa postului, astfel ca existenta acesteia devine, potrivit sursei citate, si o lege a postului.
De cealalta parte, legislatia in vigoare stabileste cateva obligatii si drepturi si pentru angajatori, referitoare la fisa postului. Astfel, art. 17 alin. 2 lit. d) din Codul muncii prevede ca anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligatia de a informa persoana selectata in vederea angajarii, respectiv salariatul, cu privire la (…) functia/ocupatia ce urmeaza a o detine, conform COR sau altor acte normative, precum si atributiile postului.
Totodata, angajatorul are dreptul sa stabileasca atributiile corespunzatoare pentru fiecare salariat (art. 40 alin. 1 lit. b) din Codul muncii), iar in completarea sarcinilor trasate prin fisa postului, angajatorul are dreptul sa dea dispozitii cu caracter obligatoriu sub rezerva legalitatii (art. 40 alin. 1 lit. c) din Codul muncii).
Si in modelul cadru al contractului individual de munca se precizeaza ca atributiile postului sunt prevazute in fisa postului, anexa la contractul de munca.
"Reglementata de catre legislatia muncii, fisa postului nu este cunoscuta sau este ignorata, in multe cazuri, atat de catre angajator, cat si de salariat. Lipsa acesteia poate conduce la abuzuri exercitate asupra salariatilor, prin incarcarea lor cu sarcini care nu au facut obiectul ofertei de angajare sau care nu fac parte din atributiile specifice postului ocupat. Sunt elemente care trebuie cunoscute de catre salariati, deoarece acestea ii pot feri pe viitor de multe probleme, cu care, in mod curent, se confrunta la locul de munca", considera Corina Neagu.

Fisa postului poate fi contestata de salariati
Fisa Postului este un document obligatoriu, impus prin Codul Muncii si standardul SR EN ISO 9001/2008:"Cerintele Sistemului de Management al Calitatii", a precizat Managing Partner-ul 4Tree. Orice post din organizatie implica o fisa de post, iar fisa se intocmeste atat pentru pozitiile noi, cat si pentru cele existente devenite vacante/existente si schimbate semnificativ in continut, a adaugat aceasta.
Semnarea fisei postului de catre angajat semnifica, potrivit specialistului, luarea la cunostinta, acceptarea, intelegerea responsabilitatilor si angajamentul acestuia de a le indeplini si respecta. Mai mult decat atat, angajatul are dreptul sa conteste aspecte cuprinse in fisa postului, asa cum are dreptul sa conteste orice aspect care tine de munca sa sau de obligatiile si drepturile sale ca angajat, sustine Managing Partner-ul 4Tree.
Avand in vedere importanta fisei postului, Corina Neagu este de parere ca departamentul resurse umane impreuna cu sefii de departamente au obligatia de a dezvolta si de a instrui managerii in utilizarea unui Standard de elaborare a fisei postului, prin care sa reglementeze continutul, modelul cadru, responsabilitatile persoanelor implicate, regulile de intocmire/actualizare/revizuire si gestionare a fiselor de post.

De ce este importanta fisa postului?
Dat fiind caracterul obligatoriu al fisei postului, angajatorii care nu intocmesc acest document se supun riscului de a fi amendati de catre inspectoratul teritorial de munca pentru absenta acestora din dosarele de personal ale angajatilor, a declarat Corina Neagu.
"In prima faza se primeste un avertisment si un termen in cadrul caruia aceste fise trebuie elaborate, iar in cazul in care acesta nu este respectat, compania este amendata conform legislatiei in vigoare", a adaugat sursa citata.
Potrivit specialistului, importanta existentei si continutului fisei postului reies cel putin din urmatoarele:
  • eventualele sanctiuni disciplinare pot fi aplicate numai in masura in care, salariatul incalca, nu exercita sau exercita in mod defectuos atributiile ce ii revin;
  • fidelitatea fata de angajator se raporteaza la felul exercitarii atributiilor de serviciu;
  • indeplinirea dispozitiilor de serviciu - sub aspectul legalitatii lor; salariatul este obligat sa indeplineasca dispozitiile date de superiorii lui, numai in masura in care acestea sunt legale;
  • cunoasterea modului de exercitare a controlului ierarhic asupra modului de indeplinire a atributiilor de serviciu;
  • in cazul in care contractul individual de munca este nul, din diferite motive, salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzator modului de indeplinire a atributiilor de serviciu. Astfel, in masura in care salariatul, al carui contract de munca nu este valid, si-a indeplinit atributiile inscrise in fisa postului, poate solicita sa fie remunerat in consecinta.
  • prin raportarea la cerintele angajatorului, se poate stabili eventuala necorespundere profesionala a salariatului (nu da dovada ca ar avea insusite cunostintele si/sau abilitatile necesare postului);
  • pierderea neculpabila a abilitatilor speciale poate conduce la stabilirea necorespunderii profesionale a angajatului;
  • stabilirea nivelului de competenta, prin evaluarea modului de executare a sarcinilor ce ii revin;
  • in perioada programelor de calificare sau adaptare profesionala, formatorul este obligat sa supravegheze indeplinirea, de catre salariatul aflat in perioada de formare profesionala, a atributiilor de serviciu, in conformitate cu cerintele postului;
  • angajatorul trebuie sa il despagubeasca pe salariat, atunci cand acesta a suferit un prejudiciu material, din culpa angajatorului, in timpul indeplinirii obligatiilor de serviciu sau in legatura cu serviciul;
  • stabilirea relatiei cu alte posturi este importanta atunci cand se stabileste nivelul de responsabilitate, in cazul producerii unor pagube;
  • ierarhizarea stabileste o cale coerenta de adresare ierarhica.
Angajatorul, in perioada in care un anumit salariat lipseste de la locul de munca, din diverse motive, poate delega sarcinile sale de serviciu catre un alt salariat, dar aceasta delegare se face sub conditia existentei unei compatibilitati de atributii si a unui nivel de instruire corespunzator responsabilitatilor postului, a mai spus sursa citata.

marți, 1 decembrie 2015

Restanta 11 I

30.11-04.12.2015

Prezentarea informatiei

 In acest capitol veti invata:
1. sa prezentati informatia sub forma:
  • de text
  • numerica
  • de grafice
  • de prezentari
  • de imagini
2. sa utilizati sabloanele (templates)
3. sa creati sabloane personalizate.
Materiale didactice:
Prezentare multimedia: 1_ai.pps

1. ACTIVITATE DE DOBANDIRE NOI CUNOSTINTE

Documentul – conţine informaţii provenite din surse diferite, sub formă de: text, table, desen, graphic, imagine, simbol.

Tipuri de documente (în funcţie de conţinut şi de ţintă):

  • raportul – comunicare făcută de o persoană catre o autoritate, prin care informează despre activitatea sa sau a unei colectivităţi; 
  • studiul – lucrare de specialitate, operă ştiinţifică
  • scrisoarea – document transmis unei persoane sau unei autorităţi
  • adresa – comunicare oficială făcută de o organizaţie
  • cererea – solicitare adresată unei autorităţi pentru valorificarea, recunoaşterea sau apărarea unui drept sau pentru obţinerea de informaţii
  • oferta – exprimarea dorinţelor şi posibilităţilor de vânzare din partea producătorilor şi a comercianţilor
  • circulara are o dublă accepţiune;

o   este documentul prin care un organ ierarhic superior transmite către nivelurile inferioare ale organizaţiei anumite sarcini, dispoziţii, reguli de comportament, sau comunică instrucţiuni de aplicare a legislaţiei;
o   este o scrisoare care se adresează mai multor persoane interesate şi are acelaşi conţinut pentru toţi.

Schiţa documentului – permite construirea structurii de bază a documentului (titlurile şi subtitlurile) urmând să se completeze ulterior detaliile documentului. Acest mod are propria sa bară de instrumente (Outling) cu ajutorul căreia se poate controla modul de lucru. Acest mod de lucru se recomandă în prima fază, când se construieşte scheletul documentului şi când trebuie sî se organizeze ideile care stau la baza documentului.

Şablonul documentului (Template)este un model prefabricat de document ce poate fi folosit la construirea propriului document automatizând acest proces. Se pot folosi şabloane predefinite sau şabloane utilizator.
Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanţelor internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură:
· antet;
· numărul şi data;
· referinţele;
· adresa destinatarului;
· formula de salut/de adresare;
· obiectul scrisorii;
· conţinutul;
· formula de încheiere/de salut;
· semnătura;
· anexe.
ANTETUL
În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul tipărit sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă a paginii. Uneori apar completări ale antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tipărit acesta este dactilografiat.
Forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar el trebuie să fie simplu şi cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind, pe lângă funcţia de identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
– elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituţiilor centrale de stat, sunt folosite în antet tricolorul şi stema ţării.);
– denumirea societăţii;
– forma sa juridică;
– adresa şi sediul central (se indică strada, numărul, localitatea, codul poştal, ţara);
– numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;
– codul fiscal;
– contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul respectiv;
– numărul de telefon, precedat de prefixul oraşului, eventual şi cel al ţării (în cazul corespondenţei cu partenerii străini);
– numărul de fax;
– e-mail-ul.
O hârtie de corespondenţă conţinând toate informaţiile de la adresă până la contul bancar nu este indicată în orice situaţie. De exemplu, pentru corespondenţa protocolară, pe invitaţii la dineuri şi recepţii, pentru felicitări, se recomandă crearea unui alt model de antet (cu numele firmei şi eventual numele celui care semnează).
De menţionat, faptul că firmele care au relaţii de afaceri cu ţări din spaţiul vorbitor de limbă engleză, adresa din antet trebuie să fie aproape identică cu cea care se cere în România din punct de vedere poştal (este important ca poştaşul să înţeleagă unde să ducă corespondenţa).
Pentru toate cazurile în care nu dispunem de hârtie oficială de corespondenţă (un cetăţean care se adresează unei autorităţi publice), obiceiul este de a adăuga informaţii privind autorul scrisorii, titlul şi adresa sa, după semnătură, sau scrise sus în partea dreaptă Nu trebuie să ne dăm noi înşine un titlu de politeţe: „Domnul” sau „Doamna”.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureşti, Sector 1
Nr. înregistrare la Registrul Comerţului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adresă internaţională a unei firme româneşti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureşti 7000
ROMÂNIA
Telephone: (00401) – 6477340
Facsimile: (00401) – 7777775
NUMĂRUL ŞI DATA
Numărul şi data înregistrării unei scrisori sunt elemente de mare importanţă. Ele determină identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţii (de a răspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin etc.) şi stă la baza clasării numerice şi cronologice.
Numărul şi data se scriu în general sub antet ca şi cum ar face parte din acesta sau în dreapta lucrării, în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie în litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie să ţinem seama că data se scrie diferit în alte limbi. Forma britanică este asemănătoare celei româneşti: mai întâi ziua şi apoi luna (16th january). În SUA şi în unele părţi ale Asiei se scrie mai întâi luna şi apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaţional este anul, luna, ziua.
De asemenea, în cazul unor documente, pe lângă dată se indică şi locul emiterii acestora. Locul de emitere se plasează înaintea datei, data se separă de numele localităţii prin virgulă. Numele locului de expediţie este, de obicei, numele din antetul tipărit. Excepţie fac, de exemplu, cazurile în care scrisorile se expediază de la un departament al firmei care se află în alt oraş. În aceste condiţii precizarea locului de expediţie împreună cu data devine obligaţie.
REFERINŢELE
Se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referinţa se notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocupă de problemă care face obiectul scrisorii), precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Există uzanţa includerii în scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare, (our Ref) dar şi cele ale firmei destinatare (your Ref) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru forma bloc), fie în partea dreaptă (pentru forma semi-bloc) şi se scrie după sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
− denumirea unităţii (inclusiv biroul, direcţia căreia îi este destinată scrisoare);
− adresa (localitatea precedată de codul poştal, str. şi nr., judeţul, sectorul (pentru Bucureşti), ţara (pentru străinătate). Adresa poate fi precedată de cuvântul „către” (după care nu se pune virgulă).
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va fi precedat de formula de politeţe „Domnului”, „Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu – Director ASIROM S.A.
2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul. Această indicaţie poate fi scrisă şi la sfârşitul adresei interioare cu două rânduri mai jos, precedată de cuvintele: „În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele acesteia.
Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRLŞos. Mihai Bravu 45Bucureşti, România
Sau
S.C. DISING SRL Şos. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureşti, România În atenţia Directorului General sau În atenţia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rând separat. Cu cât autoritatea căreia îi este destinată scrisoarea se află mai sus pe scara ierarhică, cu atât această inscripţie va fi mai evidentă faţă de adresă.
Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul în care o exprimăm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitată este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o responsabilitate vom adăuga: „Domnule primar”, „Domnule director”, „Domnule Ministru” etc. Există funcţii care cer un alt apelativ, de exemplu „Sire” sau „Majestate”.
Formula de politeţe cuplată cu titlul funcţiei nu trebuie urmată şi de nume. Primarului unui oraş nu i se scrie: „Domnule primar Popescu”, ci „Domnule primar”; o personalitate poate acumula mai multe responsabilităţi care îi conferă tot atâtea titluri, poate deţine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justifică scrisoarea. Atunci când ne adresăm rectorului unei universităţi care prezidează o campanie de finanţare pentru un organism de întrajutorare şi corespondenţa se referă la acestă campanie, titlul de preşedinte îl va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va înţelege natura textului pe care îl va citi.
Într-o corespondenţă între două persoane egale din punct de vedere ierarhic şi care se cunosc bine se poate adăuga la apelativul propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule rector şi stimate coleg”).
Alte formule folosite „Stimate Domnule …” sau „Stimată Doamnă” (urmate fie de numele lor, fie de funcţie, după cum ne-am adresat).
Există cuvinte a căror formă de feminin este marcată doar prin titluri de politeţe: „Doamna Ministru”, „Doamna Judecător”, etc. (atenţie la forma de feminin atunci când trimitem o scrisoare în Franţa sau Anglia, SUA, politeţea ne obligă să ne informăm în prealabil şi să respectăm opţiunea fiecăruia).
Dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de salut va fi „Stimaţi Domni”, „Stimate Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).
În corespondenţa redactată de instituţii şi firme din SUA formula de salut este „Domnilor” – urmată de „:”.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare, precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”, rolul său este de a prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura operaţia de îndrumare şi de clasare a corespondenţei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie şi poate fi emisă în cazul în care problema tratată în scrisoare este prezentată pe scurt în primul paragraf al ei.
CONŢINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezintă partea esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu deosebită atenţie.
Cuprinde:
- paragraful de introducere;
- mesajul (sau cuprinsul);
- încheierea;
Cele trei părţi se scriu cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu dublu faţă de distanţa dintre rânduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strâns legată de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conţine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente, formularea unui răspuns la o scrisoare anterioară etc.
În corespondenţa comercială, introducerea constă în formule tip, dar care nu trebuie să fie lipsite de politeţe şi de un anumit caracter personal (în funcţie de destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile iniţiale
„Prin prezenta vă informăm că ……”
 vă aducem la cunoştinţă că …
„Pentru confirmarea dumneavoastră vă comunicăm că …”
„Avem plăcerea de a vă informa că …”
 a vă aduce la cunoştinţă că …”
„Suntem încântaţi/bucuroşi/fericiţi să vă informăm că …”
„Ne folosim de acest prilej pentru …”
„Obiectul scrisorii noastre este:
· să vă informăm despre …
· să vă anunţăm …
· să vă avertizăm de …
· să vă atragem atenţia în legătură cu …
2) Pentru scrisorile de răspuns :
„Ca răspuns la scrisoare dumneavoastră nr. … din data de …”
„Ne-a făcut plăcere să primim scrisoarea dumneavoastă din …”
„Referitor la scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”
„Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”
3) Pentru scrisorile de revenire :
„Revenim la scrisoarea noastră nr. … din data de …”
„Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la scrisoarea noastră nr. ….”
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conţine punctul de vedere al expeditorului faţă de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate cât mai clar, într-o înlănţuire logică folosind un vocabular adecvat şi un ton corespunzător. Este indicată folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinctă făcând obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate să cuprindă o motivare şi o concluzie. Dacă problema cuprinsă în scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se concretizează în chiar concluzia acestuia.
Exemplu:
„Prin prezenta, se împuterniceşte Domnul … pentru contractarea fondului de marfă pe semestrul II – 2002 şi concilierea restanţelor în livrări.”
În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele două metode:
§ metoda directă – motivare – concluzie
Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepţiona
§ metoda indirectă – concluzie – motivare
Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu corespund calitativ
Metoda indirectă este considerată şi metoda modernă. Avantajul acestei metode constă în aceea că destinatarul cunoaşte de la început obiectul scrisorii, ceea ce îl determină să analizeze în timpul citirii mai atent motivarea (în cazul scrisorilor de angajare).
De asemenea, organizarea indirectă a mesajelor este indicată, din punctul de vedere al stilului (ton şi impact):
· pentru majoritatea scrisorilor neutre (răspunsul la cereri de informaţii, darea de instrucţiuni şi explicaţii),
· pentru mesajele care conţin veşti bune (exemplu: aprobarea unor solicitări, cereri, anunţarea promovării),
· pentru mesajul care exprimă bună voinţă (felicitări, aprecieri pozitive, etc.).
Nu este însă potrivită pentru anumite situaţii în care mesajul este de convingere sau conţine elemente ce vin în contradicţie cu interesele destinatarului (răspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.) .
În cazul acestor mesaje negative se adoptă metoda directă care presupune pregătirea destinatarului pentru vestea negativă. Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care se dă motivării; dacă este nevoie de o documentare şi o argumentare mai amplă se foloseşte metoda directă, iar dacă motivarea  este simplă se foloseşte metoda indirectă.
ÎNCHEIEREA
Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj. Aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
„Aşteptăm cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră.”
„Vă mulţumim pentru încrederea /sprijinul/confirmarea acordată”
 „Vă rugăm să primiţi/acceptaţi scuzele noastre”
„Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această regretabilă eroare nu va afecta buna noastră cooperare.”
De asemenea, tot în această parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexează:
„Anexăm acestei scrisori …………”
FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE SALUT
Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialităţi înalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
„Vă rog să acceptaţi expresia distinselor mele sentimente”
„Vă rog să binevoiţi a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.”
De reţinut că, pentru a respecta armonia între formula de adresare (salut) şi formula de încheiere, aceasta din urmă o reia pe prima, plasând-o între virgule.
„Vă rog să agreaţi, Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.”
„Vă rog să primiţi, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.”
„Vă rog să primiţi, Domnule Preşedinte, omagiul celui mai profund respect.”
„Vă rog să primiţi, Domnule Ambasador, Excelenţa Voastră, asigurarea întregii noastre stime.”
Alte formule folosite:
„Cu stimă”, „Cu respect” – formule folosite când destinatarul este necunoscut.
„Cu cele mai bune sentimente” – formulă mai familiară, folosită de la egal la egal sau pe o scară ierarhică superioară.
„Cu sentimente alese” de la furnizor la client, de la funcţionar la patron.
„Cu sinceritate”
„Al dumneavoastră”
„Cu cele mai alese gânduri.”
Între parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de încheiere/salut pot fi omise.
În corespondenţa protocolară şi diplomatică formula finală de salut este obligatorie. Formula finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.
SEMNĂTURA
Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii.
În general, scrisoarea cuprinde două semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnăturii în pagină se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia semnatarului, urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi se dactilografiază numele şi prenumele celui care va semna.
ŞTAMPILA
Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.
Elementele ocazionale sunt:

· Menţiunea „anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi acestea se scriu sub numele expeditorului principal, în stânga.
· Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).

2. ACTIVITATE DEMONSTRATIVA

- Tipuri de documente (rapoarte, scrisori, adrese etc.).
- Componenţa documentelor şi formatarea lor.

Utilizarea template-urilor

Word

Cateva exemple de utilizare a tabelelor folosind aplicatiile...

3. ACTIVITATE  PRACTICA

Realizati CV-ul EUROPASS personal si postati-l pe grupul clasei pana la data de 6.12.2015