1.
ACTIVITATE DE DOBANDIRE NOI CUNOSTINTE
Documentul – conţine informaţii provenite din surse diferite, sub
formă de: text, table, desen, graphic, imagine, simbol.
Tipuri de documente (în funcţie de
conţinut şi de ţintă):
·
raportul – comunicare făcută de o
persoană catre o autoritate, prin care informează despre activitatea sa sau a
unei colectivităţi;
·
studiul – lucrare de
specialitate, operă ştiinţifică
·
scrisoarea – document transmis unei
persoane sau unei autorităţi
·
adresa – comunicare oficială
făcută de o organizaţie
·
cererea – solicitare adresată
unei autorităţi pentru valorificarea, recunoaşterea sau apărarea unui drept sau
pentru obţinerea de informaţii
·
oferta – exprimarea
dorinţelor şi posibilităţilor de vânzare din partea producătorilor şi a
comercianţilor
·
circulara – are o dublă
accepţiune;
o este
documentul prin care un organ ierarhic superior transmite către nivelurile
inferioare ale organizaţiei anumite sarcini, dispoziţii, reguli de
comportament, sau comunică instrucţiuni de aplicare a legislaţiei;
o este
o scrisoare care se adresează mai multor persoane interesate şi are acelaşi
conţinut pentru toţi.
Schiţa documentului – permite construirea structurii de bază a documentului
(titlurile şi subtitlurile) urmând să se completeze ulterior detaliile
documentului. Acest mod are propria sa bară de instrumente (Outling)
cu ajutorul căreia se poate controla modul de lucru. Acest mod de lucru se
recomandă în prima fază, când se construieşte scheletul documentului şi când
trebuie sî se organizeze ideile care stau la baza documentului.
Şablonul documentului (Template)- este un model
prefabricat de document ce poate fi folosit la construirea propriului
document automatizând acest proces. Se pot folosi
şabloane predefinite sau şabloane utilizator.
Elementele componente ale
scrisorii
Conform uzanţelor
internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură:
· antet;
· numărul şi data;
· referinţele;
· adresa destinatarului;
· formula de salut/de adresare;
· obiectul scrisorii;
· conţinutul;
· formula de încheiere/de salut;
· semnătura;
· anexe.
ANTETUL
În general, hârtia
folosită pentru corespondenţă are antetul tipărit sau gravat, plasat în partea
superioară, pe mijloc sau în partea stângă a paginii. Uneori apar completări
ale antetului în subsolul paginii. În lipsa unui antet tipărit acesta este
dactilografiat.
Forma şi grafica
antetelor este extrem de variată, dar el trebuie să fie simplu şi cu aspect
plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind, pe lângă funcţia de
identificare şi informare şi pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
– elementul grafic (sigla
sau logo-ul. Numai pentru antetele instituţiilor centrale de stat, sunt
folosite în antet tricolorul şi stema ţării.);
– denumirea societăţii;
– forma sa juridică;
– adresa şi sediul
central (se indică strada, numărul, localitatea, codul poştal, ţara);
– numărul de înregistrare
la Registrul Comerţului;
– codul fiscal;
– contul bancar şi banca
unde societatea are deschis contul respectiv;
– numărul de telefon,
precedat de prefixul oraşului, eventual şi cel al ţării (în cazul
corespondenţei cu partenerii străini);
– numărul de fax;
– e-mail-ul.
O hârtie de corespondenţă
conţinând toate informaţiile de la adresă până la contul bancar nu este
indicată în orice situaţie. De exemplu, pentru corespondenţa protocolară, pe
invitaţii la dineuri şi recepţii, pentru felicitări, se recomandă crearea unui alt
model de antet (cu numele firmei şi eventual numele celui care semnează).
De menţionat, faptul că
firmele care au relaţii de afaceri cu ţări din spaţiul vorbitor de limbă
engleză, adresa din antet trebuie să fie aproape identică cu cea care se cere
în România din punct de vedere poştal (este important ca poştaşul să înţeleagă
unde să ducă corespondenţa).
Pentru toate cazurile în
care nu dispunem de hârtie oficială de corespondenţă (un cetăţean care se
adresează unei autorităţi publice), obiceiul este de a adăuga informaţii
privind autorul scrisorii, titlul şi adresa sa, după semnătură, sau scrise sus
în partea dreaptă Nu trebuie să ne dăm noi înşine un titlu de politeţe:
„Domnul” sau „Doamna”.
Exemplu de antet:
S.C. DESING SRL
Mihai Bravu nr. 2, Bucureşti, Sector 1
Nr. înregistrare la Registrul Comerţului J/5082/1991
Cod fiscal P 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro
Exemplu de adresă
internaţională a unei firme româneşti de export:
IMPEX SRL
Str. Prieteniei, 45
Bucureşti 7000
ROMÂNIA
Telephone: (00401) – 6477340
Facsimile: (00401) – 7777775
NUMĂRUL ŞI DATA
Numărul şi data
înregistrării unei scrisori sunt elemente de mare importanţă. Ele determină
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaţii (de a răspunde la o
scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune în aplicare un ordin etc.) şi stă
la baza clasării numerice şi cronologice.
Numărul şi data se scriu
în general sub antet ca şi cum ar face parte din acesta sau în dreapta
lucrării, în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia.
Denumirea lunii se scrie în litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile,
trebuie să ţinem seama că data se scrie diferit în alte limbi. Forma britanică
este asemănătoare celei româneşti: mai întâi ziua şi apoi luna (16th january).
În SUA şi în unele părţi ale Asiei se scrie mai întâi luna şi apoi ziua
(january 16, 2002). Modul standard internaţional este anul, luna, ziua.
De asemenea, în cazul
unor documente, pe lângă dată se indică şi locul emiterii acestora. Locul de
emitere se plasează înaintea datei, data se separă de numele localităţii prin
virgulă. Numele locului de expediţie este, de obicei, numele din antetul
tipărit. Excepţie fac, de exemplu, cazurile în care scrisorile se expediază de
la un departament al firmei care se află în alt oraş. În aceste condiţii
precizarea locului de expediţie împreună cu data devine obligaţie.
REFERINŢELE
Se plasează de obicei în
partea stângă a colii de hârtie sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă.
Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare
uşurinţă a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referinţa
se notează prin abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a
redactat scrisoarea (persoana care se ocupă de problemă care face obiectul
scrisorii), precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat sau
registratură, numărul de dosar al contractului etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Există uzanţa includerii
în scrisoare nu numai a referinţelor firmei expeditoare, (our Ref) dar şi cele
ale firmei destinatare (your Ref) în scopul identificării cu uşurinţă a
corespondenţei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plasează fie în partea
stângă a colii de hârtie (pentru forma bloc), fie în partea dreaptă (pentru
forma semi-bloc) şi se scrie după sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
− denumirea unităţii
(inclusiv biroul, direcţia căreia îi este destinată scrisoare);
− adresa (localitatea precedată de codul poştal, str.
şi nr., judeţul, sectorul (pentru Bucureşti), ţara (pentru străinătate). Adresa
poate fi precedată de cuvântul „către” (după care nu se pune virgulă).
Cele mai utilizate
formule de adresare sunt:
1) unei persoane din
firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va fi precedat de
formula de politeţe „Domnului”, „Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau
onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu –
Director ASIROM S.A.
2) unui funcţionar al
cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne
adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul. Această indicaţie poate fi
scrisă şi la sfârşitul adresei interioare cu două rânduri mai jos, precedată de
cuvintele: „În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând
doar numele acesteia.
Iată două exemple des
întâlnite în corespondenţă:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DISING SRLŞos. Mihai Bravu 45Bucureşti, România
Sau
S.C. DISING SRL Şos. Mihai Bravu 45, sector
3 Bucureşti, România În atenţia Directorului General sau În
atenţia Serviciului Export
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasată de la margine sau
de la alineat, formula de adresare se scrie pe rând separat. Cu cât autoritatea
căreia îi este destinată scrisoarea se află mai sus pe scara ierarhică, cu atât
această inscripţie va fi mai evidentă faţă de adresă.
Se plasează aproximativ
la trei spaţii sub adresa destinatarului. După formula de salut se pune virgulă
şi nu se recomandă abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul în care o
exprimăm depinde de formula pe care am folosit-o anterior.
Formula cea mai uzitată
este „Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o responsabilitate
vom adăuga: „Domnule primar”, „Domnule director”, „Domnule Ministru” etc.
Există funcţii care cer un alt apelativ, de exemplu „Sire”
sau „Majestate”.
Formula de politeţe
cuplată cu titlul funcţiei nu trebuie urmată şi de nume. Primarului unui oraş
nu i se scrie: „Domnule primar Popescu”, ci „Domnule primar”; o personalitate
poate acumula mai multe responsabilităţi care îi conferă tot atâtea titluri,
poate deţine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom
folosi pe cele care justifică scrisoarea. Atunci când ne adresăm rectorului
unei universităţi care prezidează o campanie de finanţare pentru un organism de
întrajutorare şi corespondenţa se referă la acestă campanie, titlul de
preşedinte îl va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va înţelege natura
textului pe care îl va citi.
Într-o corespondenţă
între două persoane egale din punct de vedere ierarhic şi care se cunosc bine
se poate adăuga la apelativul propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule rector
şi stimate coleg”).
Alte formule folosite
„Stimate Domnule …” sau „Stimată Doamnă” (urmate fie de numele lor, fie de
funcţie, după cum ne-am adresat).
Există cuvinte a căror
formă de feminin este marcată doar prin titluri de politeţe: „Doamna Ministru”,
„Doamna Judecător”, etc. (atenţie la forma de feminin atunci când trimitem o
scrisoare în Franţa sau Anglia, SUA, politeţea ne obligă să ne informăm în prealabil
şi să respectăm opţiunea fiecăruia).
Dacă ne adresăm unei
firme sau instituţii în general, formula de salut va fi „Stimaţi Domni”,
„Stimate Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).
În corespondenţa
redactată de instituţii şi firme din SUA formula de salut este „Domnilor” –
urmată de „:”.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat
al scrisorii după formula de adresare, precedat de cuvintele „Referitor la …”
sau „Ref.”, rolul său este de a prezenta succint problema tratată în scrisoarea
respectivă şi de a uşura operaţia de îndrumare şi de clasare a corespondenţei.
Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie şi poate fi emisă în cazul
în care problema tratată în scrisoare este prezentată pe scurt în primul paragraf
al ei.
CONŢINUTUL SAU TEXTUL
PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezintă partea
esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu deosebită atenţie.
Cuprinde:
- paragraful de
introducere;
- mesajul (sau
cuprinsul);
- încheierea;
Cele trei părţi se scriu
cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu dublu faţă de distanţa dintre
rânduri la care este scris textul.
INTRODUCEREA
Este strâns legată de
obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl conţine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente, formularea unui
răspuns la o scrisoare anterioară etc.
În corespondenţa
comercială, introducerea constă în formule tip, dar care nu trebuie să fie
lipsite de politeţe şi de un anumit caracter personal (în funcţie de
destinatar).
Exemple:
1) Pentru scrisorile
iniţiale
„Prin prezenta vă
informăm că ……”
vă aducem la
cunoştinţă că …
„Pentru confirmarea
dumneavoastră vă comunicăm că …”
„Avem plăcerea de a vă
informa că …”
a vă aduce la
cunoştinţă că …”
„Suntem
încântaţi/bucuroşi/fericiţi să vă informăm că …”
„Ne folosim de acest
prilej pentru …”
„Obiectul scrisorii
noastre este:
· să vă informăm
despre …
· să vă anunţăm …
· să vă avertizăm
de …
· să vă atragem atenţia în legătură cu …
2) Pentru scrisorile de
răspuns :
„Ca răspuns la scrisoare
dumneavoastră nr. … din data de …”
„Ne-a făcut plăcere să
primim scrisoarea dumneavoastă din …”
„Referitor la scrisoarea
dumneavoastră nr. … din data de …”
„Folosim acest prilej pentru a vă mulţumi pentru
scrisoarea dumneavoastră nr. … din data de …”
3) Pentru scrisorile de
revenire :
„Revenim la scrisoarea
noastră nr. … din data de …”
„Întrucât nici până astăzi nu am primit răspuns la
scrisoarea noastră nr. ….”
MESAJUL (CUPRINSUL)
Conţine punctul de vedere
al expeditorului faţă de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie
exprimate cât mai clar, într-o înlănţuire logică folosind un vocabular adecvat
şi un ton corespunzător. Este indicată folosirea frazelor scurte, fiecare idee
distinctă făcând obiectul unui paragraf separat.
Mesajul poate să cuprindă
o motivare şi o concluzie. Dacă problema cuprinsă în scrisoare nu necesită
explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se concretizează în chiar
concluzia acestuia.
Exemplu:
„Prin prezenta, se împuterniceşte Domnul … pentru
contractarea fondului de marfă pe semestrul II – 2002 şi concilierea
restanţelor în livrări.”
În redactarea mesajului
propriu-zis se poate folosi una din cele două metode:
§ metoda directă –
motivare – concluzie
„Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le
putem recepţiona”
§ metoda indirectă –
concluzie – motivare
„Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu
corespund calitativ”
Metoda indirectă este
considerată şi metoda modernă. Avantajul acestei metode constă în aceea că
destinatarul cunoaşte de la început obiectul scrisorii, ceea ce îl determină să
analizeze în timpul citirii mai atent motivarea (în cazul scrisorilor de
angajare).
De asemenea, organizarea
indirectă a mesajelor este indicată, din punctul de vedere al stilului (ton şi
impact):
· pentru majoritatea
scrisorilor neutre (răspunsul la cereri de informaţii, darea de instrucţiuni şi
explicaţii),
· pentru mesajele care
conţin veşti bune (exemplu: aprobarea unor solicitări, cereri, anunţarea
promovării),
· pentru mesajul care exprimă bună voinţă (felicitări,
aprecieri pozitive, etc.).
Nu este însă potrivită
pentru anumite situaţii în care mesajul este de convingere sau conţine elemente
ce vin în contradicţie cu interesele destinatarului (răspuns nefavorabil la o
solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.) .
În cazul acestor mesaje
negative se adoptă metoda directă care presupune pregătirea destinatarului
pentru vestea negativă. Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care
se dă motivării; dacă este nevoie de o documentare şi o argumentare mai amplă se
foloseşte metoda directă, iar dacă motivarea este simplă se foloseşte
metoda indirectă.
ÎNCHEIEREA
Încheierea mesajului
trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj.
Aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de
continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu partenerul, a
mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor
scuze pentru unele erori etc.
Exemplu:
„Aşteptăm cu nerăbdare
răspunsul dumneavoastră.”
„Vă mulţumim pentru
încrederea /sprijinul/confirmarea acordată”
„Vă rugăm să
primiţi/acceptaţi scuzele noastre”
„Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în
legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această regretabilă eroare
nu va afecta buna noastră cooperare.”
De asemenea, tot în
această parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se
anexează:
„Anexăm acestei scrisori …………”
FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE
SALUT
Se plasează la 2-3
rânduri sub text, înaintea semnăturii.
Pentru scrisorile
destinate unor oficialităţi înalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
„Vă rog să acceptaţi
expresia distinselor mele sentimente”
„Vă rog să binevoiţi a agrea/a accepta/ a primi,
expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele.”
De reţinut că, pentru a
respecta armonia între formula de adresare (salut) şi formula de încheiere,
aceasta din urmă o reia pe prima, plasând-o între virgule.
„Vă rog să agreaţi,
Domnule Ministru, expresia înaltei mele consideraţii.”
„Vă rog să primiţi,
Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente.”
„Vă rog să primiţi,
Domnule Preşedinte, omagiul celui mai profund respect.”
„Vă rog să primiţi, Domnule Ambasador, Excelenţa
Voastră, asigurarea întregii noastre stime.”
Alte formule folosite:
„Cu stimă”, „Cu respect”
– formule folosite când destinatarul este necunoscut.
„Cu cele mai bune
sentimente” – formulă mai familiară, folosită de la egal la egal sau
pe o scară ierarhică superioară.
„Cu sentimente alese” de
la furnizor la client, de la funcţionar la patron.
„Cu sinceritate”
„Al dumneavoastră”
„Cu cele mai alese gânduri.”
Între parteneri de
afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de încheiere/salut pot fi
omise.
În corespondenţa
protocolară şi diplomatică formula finală de salut este obligatorie. Formula
finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.
SEMNĂTURA
Constituie un element
important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii.
În general, scrisoarea
cuprinde două semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului
compartimentului care a emis scrisoarea.
Aranjarea semnăturii în
pagină se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia semnatarului,
urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă,
apoi se dactilografiază numele şi prenumele celui care va semna.
ŞTAMPILA
Se aplică pe semnătura
conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele
LS.
Elementele ocazionale
sunt:
· Menţiunea
„anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi
acestea se scriu sub numele expeditorului principal, în stânga.
· Iniţialele celui care a redactat
scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).
2. ACTIVITATE
DEMONSTRATIVA
-
Tipuri de documente (rapoarte, scrisori, adrese etc.).
- Componenţa documentelor şi formatarea lor.
Utilizarea template-urilor
Word
Cateva exemple de utilizare a tabelelor
folosind aplicatiile...
·
Repartizarea sarcinilor
in echipa
·
Orar scolar saptamanal
·
Imagini in tabele
3. ACTIVITATE
PRACTICA
Realizati CV-ul EUROPASS personal si postati-l pe grupul clasei
pana la data de 6.12.
Motto: "Invata tot ce poti, in orice moment disponibil, de la oricine si intotdeauna va veni o vreme cand te vei simti recompensat pentru ceea ce ai invatat." - Sarah Caldwel
