duminică, 1 decembrie 2013

02.12 - 06.12

PORTOFOLIU PERSONAL contine:
  1.  Prezentarea Power Point
  2. CV-personal specific functiei ocupate in firma de exercitiu
  3. brosura de prezentare a firmei
  4. pliantul de prezentare a firmei
!!!!! LANGA ACESTE LUCRARI SE VOR ADUGA SI URMATOARELE DOCUMENTE

SARCINA DE LUCRU:
Realizati urmatoarele tipuri de documente (în funcţie de conţinut şi de ţintă):

  • raportul – comunicare făcută de o persoană cître o autoritate, prin care informează despre activitatea sa sau a unei colectivităţi; 
  •  scrisoarea comerciala– document transmis unei persoane sau unei autorităţi
  •  adresa – comunicare oficială făcută de o organizaţie
  •  cererea – solicitare adresată unei autorităţi pentru valorificarea, recunoaşterea sau apărarea unui drept sau pentru obţinerea de informaţii
  •  oferta – exprimarea dorinţelor şi posibilităţilor de vânzare din partea producătorilor şi a comercianţilor
  •  circulara – are o dublă accepţiune;
Tipuri de scrisori
Cererea de ofertă
Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de o firmă cu scopul de a procura produse sau de a obţine executarea unor lucrări sau prestări de servicii. Cererea de ofertă este documentul prin care se declanşează efectiv dialogul precontractual între doi parteneri.
Mijloacele de informare pentru cererea de ofertă sunt:
1) calea publicitară cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor şi revistelor, Internetul;
2) calea discuţiilor directe între parteneri;
3) calea comunicărilor telefonice;
4) calea scrisorilor (cereri de ofertă);
Într-o cerere de ofertă se poate solicita partenerului potenţial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau specificaţii ale mărfurilor;
b) o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi livrare;
În primul caz, cererea de ofertă poate fi scurtă, iar în al doilea caz este necesar să se întocmească o cerere de ofertă mai amplă care să indice caracteristicile mărfurilor dorite, cantitatea necesară, detalii despre livrare şi ambalaj, condiţii de plată etc.
Cererea de ofertă poate fi:
1) Cerere de ofertă circulară – în care beneficiarul se adresează mai multor ofertanţi, în vederea obţinerii unor condiţii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofertă adresată mai multor producători de mobilă de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofertă generală – beneficiarul se adresează unui singur destinatar, dar fără obiect precis.
3) Cererea de ofertă specială – se adresează unui singur destinatar, cu obiect precis.
Cererea de ofertă trebuie astfel concepută încât destinatarul să nu aibă impresia că afacerea a fost câştigată în favoarea lui. În acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv să facă vreun efort personal, pentru găsirea clienţilor.
Dacă solicitantul doreşte obţinerea unor condiţii avantajoase de plată, sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofertă va conţine formulări menite să-i dea un caracter mai atrăgător pentru ofertant. Formulările folosite pot exprima speranţa de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei pieţe noi şi permanente sau a unor relaţii comerciale de lungă durată.
Dacă ofertantul potenţial, este o firmă cu care nu au mai existat relaţii comerciale anterioare, este indicat să se prezinte firma (domeniul de activitate şi profilul); să se explice cum s-a ajuns la partenerul potenţial (o referire la o reclamă sau o altă firmă care l-a recomandat, sau alte surse).
În ţări cu tradiţie în economia de piaţă, în marile firme, există servicii de documentare (în privinţa furnizorilor), care se ocupă exclusiv de prospectarea pieţei şi alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasaţi pe piaţă.
În redactarea unei cereri de ofertă trebuie ca scopul scrisorii să fie enunţat cât mai precis şi concis, iar fraza finală trebuie să invite ofertantul să acţioneze cât mai rapid.
Răspunsul la cererea de ofertă trebuie trimis imediat. Dacă partenerul comercial este deja cunoscut, se va începe cu o formulă de mulţumire şi eventual de exprimare a satisfacţiei pentru noua cerere de ofertă.
Dacă partenerul este nou se folosesc formulări care să exprime satisfacţia de a încheia o tranzacţie şi speranţa ca aceasta va marca începutul unor legături de afaceri de lungă durată.
Dacă însă cererea de ofertă nu poate primi o rezolvare imediată, solicitantul va fi informat în scris, specificându-se motivul amânării trimiterii catalogului sau ofertei.
În cazul în care se refuză solicitarea, în scrisoare trebuie folosite formulări care să exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaţiile adecvate.
Formulări specifice Cererii de ofertă:
A. Formulări introductive
1) „Suntem unul din cei mai mari importatori – exportatori şi distribuitori ai industriei de bijuterii şi diamante.”
2) „Firma noastră importă şi distribuie o gamă largă de echipament frigorific pentru industria din ţara noastră.”
3) „Datorăm numele şi adresa dumneavoastră agenţiei dumneavoastră din oraşul nostru …”
4) „Am aflat de la firma Boss PARA că exportaţi maşini-unelte.”
5) „Am citit anunţul dumneavoastră în ziarul …..
6) „Suntem în căutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se conturează o cerere tot mai mare”.
B. Formulări de încheiere
1) „Vă mulţumim şi aşteptăm un răspuns favorabil”.
2) „V-am fi recunoscători pentru un răspuns prompt”.
3) „Aşteptăm cu nerăbdare listele dumneavoastră de preţuri”.
C. Formulări folosite în răspunsul la cererea de ofertă
1) „Vă mulţumim pentru cererea de ofertă. Ca răspuns la aceasta, vă trimitem în plic separat catalogul nostru ilustrat.”
2) „Cererea de ofertă este în centrul atenţiei noastre şi sperăm să vă trimitem curând listele noastre de preţuri”.
3) „Cu regret vă informăm că în prezent nu putem oferi sper vânzare mărfurile solicitate de dumneavoastră.”
4) „Ne exprimăm regretul că nu putem accepta livrări pentru perioada solicitată de dumneavoastră”.
OFERTA
Oferta este scrisoarea de iniţiativă sau de răspuns la o cerere de ofertă, prin care ofertantul face cunoscut unor potenţiali clienţi (persoane fizice sau juridice) că pune la dispoziţia acestora mărfuri sau servicii în anumite condiţii. Oferta este a doua scrisoare comercială importantă şi alături de cererea de ofertă este foarte frecventă în relaţiile interne şi externe.
În mod obişnuit, ofertele se transmit prin poştă, fax, e-mail, în cadrul reclamei comerciale prin presă, radio, televiziune, afişaj, prin reprezentanţi sau pe cale telefonică (dacă în prealabil se realizează o înţelegere pe baza unor discuţii între delegaţi, este bine să fie confirmată letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste căi pot constitui oferte. În realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea înfăţişări dintre cele mai neaşteptate.
Aşa de exemplu, instalarea unui automat pentru îngheţată într-un loc public reprezintă un mod de a face o ofertă. Oricărui trecător i se oferă un produs bine determinat în schimbul unei anumite sume de bani. Dacă trecătorul introduce în automat suma precizată, el este în drept să primească exact produsul descris, în cantitatea menţionată. La fel, orice chioşc care pune în vânzare bilete pentru mijloacele de transport în comun, face ceea ce se cheamă o ofertă: pentru fiecare bilet vândut, contra unei sume de bani, se va asigura cumpărătorului o călătorie pe unul din traseele existente.
Cu cât oferta cuprinde mai multe elemente şi acestea sunt mai precis formulate, cu atât obligaţiile pe care şi le asumă ofertantul sunt mai numeroase şi mai stricte. În ţările occidentale, nici nu este nevoie de o descriere în cele mai mici amănunte a produsului sau serviciului oferit, pentru că acolo există standarde minime de calitate şi reguli de comerţ consacrate, există legi pentru protecţia consumatorului etc. În România, legislaţia este încă slab reprezentată în această privinţă.
O ofertă comercială nu este neapărat o ofertă scrisă. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca şi de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, în anumite condiţii, şi mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Există un criteriu suficient de simplu şi de clar care ne arată cum să deosebim o reclamă de o ofertă. Astfel, atunci când un producător de automobile, prezintă un nou model într-un spot publicitar televizat, fără indicaţii de preţ sau alte precizări care să incube obligaţii, nu poate fi vorba de o ofertă în sens juridic. Atunci când un distribuitor de computere menţionează într-o scrisoare de reclamă date precise legate de preţ, condiţii de livrare, de plată etc., el nu face doar promovarea produsului, ci şi o ofertă care îl angajează din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofertă
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte şi anume:
1) oferta nesolicitată – este o scrisoare trimisă de ofertant din proprie iniţiativă şi se adresează unor clienţi cunoscuţi sau necunoscuţi;
2) ofertă solicitată – este răspunsul la o cerere de ofertă;
3) oferta repetată – în situaţia când este reînnoită o mai veche ofertă sau se transmite o variantă a acesteia;
4) oferta la contraofertă – se practică atunci când clientul răspunde la o ofertă anterioară printr-o contraoferta, în care el acceptă doar o parte din marfa oferită sau din condiţiile menţionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaţiilor pe care şi le asumă ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte:
1) oferta fermă – este oferta asupra căreia vânzătorul nu mai poate reveni. În cazul în care destinatarul a acceptat o ofertă fermă, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele părţi ca şi un contract. Pentru acest motiv, în cazul în care se utilizează oferta fermă, nu se mai încheie contract de vânzare-cumpărare între părţi, comenzile şi execuţia lor, făcându-se pe baza ofertei ferme.
2) oferta fără clauze speciale – chiar dacă nu include precizări privind o anumită dată pentru primirea comenzii sau alte îndatoriri deosebite şi acest tip de ofertă generează obligaţii, de o parte şi de alta, astfel:
a) atunci când oferta este prezentată direct unei persoane, aceasta trebuie să o accepte imediat sau să o decline. În caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabilă şi pentru cazul în care oferta este prezentată telefonic sau prin fax.
c) oferta prezentată printr-o scrisoare este considerată valabilă într-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comandă sau orice alt tip de răspuns. În cazul corespondenţei poştale, acest interval este de 7-14 zile.
3) oferta cu termen – este practicată în situaţia în care ofertantul nu are certitudinea că poate asigura aceleaşi condiţii dincolo de o anumită limită de timp. În acest caz, se menţionează un termen în intervalul căruia oferta rămâne valabilă.
De exemplu:
„Preţurile sunt valabile până la 1 martie 2003 inclusiv.”
 „Oferta noastră este valabilă până la …”
 „Reducerea de preţ este valabilă până la …”
4) oferta necondiţionată – aceasta evită asumarea oricăror angajamente, menţionându-se în mod explicit clauza de neobligativitate.
De exemplu:
„Vă oferim, fără garanţie …”
 „La preţul zilei …”
 „În limita stocului disponibil …”
Evident, făcând asemenea menţiuni, capacitatea comerciantului de a atrage clienţi este redusă.
Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o ofertă pentru a produce efecte juridice sunt următoarele:
– să fie completă (să conţină toate datele esenţiale ale viitoarei înţelegeri: obiectul, determinări cantitative şi calitative, preţ, alte clauze);
– să fie fermă;
– să fie neechivocă (trebuie să exprime clar, fără dubiu voinţa ofertantului de a încheia contractul, în eventualitatea acceptării ofertei) să fie exprimată în scris sau verbal (se recomandă ca ofertele exprimate verbal să fie dublate de o ofertă scrisă; în acest fel va exista un document de referinţă în caz de litigiu).
În concluzie, putem spune că se constituie în ofertă:
– un document scris care îndeplineşte condiţiile de mai sus, expediat prin poştă, fax, e-mail etc;
– un anunţ publicitar care enţionează toate datele necesare efectuării tranzacţiei;
– un produs etalat în raftul unui magazin, preţul acestuia fiind afişat sau comunicat verbal de vânzător.
Oferta mai poate fi: ofertă generală, atunci când se adresează unui beneficiar fără obiect precis şi oferta specială când are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar şi conţine o descriere amănunţită a produselor, termenele de livrare, preţul etc.
Pentru o informare mai completă a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte şi cataloage, prospecte, mostre.
Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniţiativă sau de răspuns.
Oferta trebuie să conţină:
  • elemente de identificare a ofertantului
  • denumirea exactă a produselor;
  • descrierea detaliată a mărfii, caracteristici; (eventual însoţită de mostre);
  • calitatea produselor;
  • cantitatea ce poate fi livrată, greutatea, volumul;
  • preţul, cu menţiunea dacă cheltuielile de transport şi ambalaj sunt incluse în preţ; se poate indica preţul total sau preţul în detaliu, pentru anumite cantităţi. Tot legat de preţ, se pot acorda clienţilor diverse reduceri de preţ: rabatul (reprezintă reducerea de preţ acordată pentru acceptarea unei anumite cantităţi de marfă, fie clienţilor fideli – rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor – rabatul comercial, fie în legătură cu diverse prilejuri – rabatul special; bonusul – reprezintă un rabat acordat ulterior realizării tranzacţiei, în special la sfârşit de an, acordarea lui fiind dependentă de atingerea unui anumit nivel al vânzărilor. Discountul – reprezintă reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plăţii într-un anumit termen.
  • condiţiile de livrare;
  • termenul de livrare;
  • condiţiile de plată;
  • precizări referitoare la locul livrării, asigurări;
  • durata de valabilitate a ofertei – este indicată cu precizie;
  • ambalajul;
  • data întocmirii ofertei;
  • semnătura împuternicitului firmei.
Anularea ofertei poate interveni într-una din următoarele situaţii:
– oferta este revocată înainte de a ajunge la destinatar;
– destinatarul nu acceptă unul sau mai mulţi termeni ai ofertei;
– ofertantul intră în incapacitatea de plată;
– destinatarul nu se exprimă înainte de expirarea termenului de acceptare;
Limbajul şi forma scrisorii de ofertă
Oferta trebuie să fie redactată clar şi amănunţit, aşa încât să se prevină eventualele întrebări ale clientului. Indiferent de tipul de ofertă se poate distinge o structură compoziţională care se regăseşte în linii mari în majoritatea ofertelor. În partea introductivă se face referire la cererea de ofertă sau la condiţiile în care s-a obţinut adresa destinatarului şi se exprimă satisfacţia de a stabilii relaţii comerciale cu firma respectivă. Tot în paragraful introductiv este cuprinsă şi motivarea expedierii ofertei. Faţă de cererea de ofertă, elementul compoziţional nou apărut îl constituie paragraful publicitar[1]. El nu se regăseşte în toate ofertele, însă acolo unde este prezent conferă textului o calitate în plus, trezind interesul celui căruia îi este adresată oferta şi cuprinde informaţii suplimentare referitoare la produsele / serviciile oferite. În încheiere, regăsim ca şi la cererea de ofertă exprimarea speranţei de a primi un răspuns, în cazul de faţă o comandă şi de a se ajunge la încheierea contractului.
Pentru oferte nu există reguli speciale în ceea ce priveşte forma. Trebuie formulate, pe cât posibil propoziţii scurte şi clare Dacă trebuie să redactăm des oferte şi dacă ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini) este bine să realizăm nişte formulare în acest scop, sau să introducem componentele de bază ale textului în computer (şabloanele). Astfel de formulare sau pagini-model pot conţine următoarele:
– titlul – ofertă;
– numărul clientului / numărul ofertei;
– adresă client / adresă destinatar;
– formula de adresare;
– o introducere general valabilă – pentru oferta solicitată: „Ne bucurăm de interesul dumneavoastră pentru produsele noastre”;
– descrierea generală a obiectului, date despre producător, despre model etc.;
– în legătură cu conţinutul efectiv al ofertei se va alcătui o listă suficient de cuprinzătoare cu următoarele date: poziţia, numărul de bucăţi, numărul articolului, descrierea lui etc;
– indicaţii precise despre condiţiile de livrare, de plată, regulile de comerţ pe care le avem în vedere;
– mulţumiri pentru solicitarea de ofertă, ca încheiere;
– semnătura;
– eventual, un formular care să poată fi completat de destinatar cu titlul de comandă.
În cazul ofertelor mai lungi se recomandă folosirea unei combinaţii de genul: o scrisoare scurtă, personală şi un formular care să conţină elementele propriu-zise care compun oferta detaliată.
Oferta cu tentă publicitară
Uneori noţiunile de reclamă şi ofertă   îşi pot suprapune înţelesurile. Cine redactează o ofertă pentru a răspunde unei solicitări face reclamă, mai mult sau mai puţin evident, pentru firma sa şi pentru produsele sale.
Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva decât scrisori de reclamă care cuprind o ofertă.
Indiferent, însă, dacă se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clienţi, tehnicile utilizate pentru a face reclamă ascunsă sunt practic aceleaşi:
1) Descrierea amănunţită a produselor şi serviciilor pe care le oferim folosind fără reţinere un stil publicitar agresiv.
2) Se dă curs solicitării clientului, dar i se oferă şi alternative (după ce am prezentat oferta cerută îi vom prezenta clientului şi o altă opţiune. Chiar dacă va constata că i-ar plăcea mai mult ceea ce îşi dorise iniţial, clientul va fi încântat că a avut de ales şi va aprecia acest lucru.
3) Adăugarea de cataloage, broşuri despre firma noastră şi despre realizările ei. Este un mod facil de a răspândi informaţii şi date în scop publicitar.
Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofertă redactată în stil publicitar, nu trebuie însă exagerat. Nu trebuie adăugat în mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales în cazul răspunsurilor expediate clienţilor vechi care sunt deja convinşi de calitatea serviciilor şi, în general, nu trebuie uitat că acel client care a pus o întrebare concretă doreşte să primească un răspuns concret. În caz contrar, oferta riscă să ajungă în coşul de hârtii al destinatarului şi să-l pierdem de client.
Formulări specifice ofertei:
1) Formulări introductive pentru:
a) oferta solicitată:
„Vă mulţumesc pentru:
- cererea dumneavoastră de ofertă din …
- scrisoarea dumneavoastră din …
- interesul dumneavoastră cu privire la produsele noastre.”
„Suntem încântaţi să primim cererea dumneavoastră de ofertă din data de …”
„Confirmăm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofertă din …”
„Ca răspuns la
- cererea dumneavoastră de ofertă din …”
- scrisoarea dumneavoastră din data de …”
b) oferta nesolicitată:
„Avem plăcerea să …”
„Suntem încântaţi să …”
„Prin prezenta …”
„Veţi fi interesaţi să aflaţi …”
2) Formule de încheiere
„Suntem convinşi că oferta noastră va satisface cerinţele dumneavoastră/va prezenta interes pentru dumneavoastră”.
„Sperăm / suntem convinşi că:
- veţi accepta oferta noastră
- ne veţi transmite comanda dumneavoastră”
„Aşteptăm comanda dumneavoastră …”
„Deoarece executăm comenzi în ordinea primirii, vă sugerăm să ne transmiteţi comanda dumneavoastră cât mai curând posibil”
Acceptarea ofertei trebuie să fie exprimată în scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), într-o formă din care să decurgă consimţământul în raport cu oferta.
Acceptarea explicită constituie comunicarea în scris sau verbal, a unei confirmări adresate ofertantului, făcându-se referire globală la „oferta care ne-a parvenit prin adresa dumneavoastră numărul … din data de …” sau punct cu punct, menţionându-se aceleaşi date de identificare a ofertei. 
Acceptarea implicită este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, în termenii propuşi de acesta.
Refuzul la ofertă
Orice ofertă primită prin poştă sau fax, merită să fie citită. Dacă oferta nu interesează, nerăspunzând la ea, implicit înseamnă refuzul. A nu răspunde este modalitatea cea mai comodă de a refuza o ofertă, dar uneori merită să ne facem timp pentru a scrie un refuz. A răspunde unei oferte în situaţia de refuz este un act de politeţe. El nu este costisitor, mai ales când există deja un răspuns tip în calculator. Dacă o ofertă este refuzată prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate să ofere direct condiţii mai bune; el trebuie să-şi calculeze în linişte câştigul. Există în afaceri cel puţin două situaţii în care se recomandă a se formula un răspuns în scris, şi anume:
1) atunci când oferta interesează, dar nu convin preţurile şi există posibilitatea ca ofertantul să revină cu o nouă ofertă mai convenabilă;
2) atunci când se consideră că ofertantul este o firmă interesantă şi este posibil ca în viitor, ofertele lui să ne fie de folos.
Refuzul în scris are, înainte de toate, scopul de a ţine deschisă ,,uşa” pentru afaceri viitoare.
Structura scrisorii de refuz
1) Referinţa – conţine numărul ofertei şi data ofertei – numai aşa refuzul poate fi clar localizat.
„Oferta dumneavoastră numărul … din …”
2) Introducere – se mulţumeşte ofertantului pentru ofertă.
„Vă mulţumim că ne-aţi trimis oferta dumneavoastră, pentru că faianţa este un produs care ne interesează.”
3) Respingerea. Motivarea – de ce nu este acceptată oferta (un preţ prea mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc.
„Din păcate, condiţiile nu sunt convenabile:
a) preţuri prea mari,
b) intervalul de timp prea mare între comandă şi livrare. „
4) Şansa pentru o comandă ulterioară.
,,În trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare de faianţă. În aceste condiţii, vă rugăm să reveniţi cu o nouă ofertă care să ţină seama de obiecţiile noastre”.
5) Încheierea – asigurarea ofertantului că poate reveni cu alte oferte.
„Am dori cu plăcere să colaborăm cu dumneavoastră şi vă aşteptăm cu noua ofertă care trebuie să ne parvină până cel mai târziu 2 septembrie a. c.”
6) Formula de încheiere şi salut.
7) Semnătura.
Comanda
În urma analizei ofertei, (acceptării ei) cumpărătorul transmite ofertantului comanda de mărfuri sau servicii, sau după încheierea contractului, de regulă prin:
– formular de comandă tip;
– scrisoare de comandă înregistrată sau recomandată;
– ambele, în acest caz scrisoare având ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instrucţiuni ale cumpărătorului;
– returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnată de cumpărător;
– telex sau fax.
Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letrică). 
Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie să se acorde cea mai mare atenţie clarităţii şi preciziei formulării. Scrisoarea de comandă cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele şi adresa destinatarului, număr de ordine după specificaţia actului (comanda numărul … data …).
Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmează a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de măsură, cantitatea, preţul unitar, valoarea totală, termenul de livrare, modul de plată, mod de expediere etc. (Calitatea de bază a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie să cuprindă toate datele necesare identificării produsului).
Comanda mai cuprinde o formulă de introducere (,,vă rugăm a ne livra materialele de mai jos…”, sau ,, Confirmăm cu mulţumiri primirea ofertei dv., pentru …. şi dorim să comandăm , după cum urmează”).
În cazul în care comanda ţine loc de contract (de exemplu pentru mărfurile sau serviciile de mică valoare) ea va cuprinde în mod obligatoriu toate elementele contractului.
În multe cazuri, pentru întocmirea comenzii, beneficiarul solicită date suplimentare faţă de cele cuprinse în ofertă, furnizorul comunică eventualele modificări ale ofertei, face precizări care nu au fost cuprinse în ofertă.
Confirmarea comenzii
Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie să confirme acest lucru beneficiarului. Există mai multe posibilităţi de redactare a confirmării comenzii (de răspuns la comandă):
– furnizorul este de acord să execute comanda integral (nu are nici un fel de modificări asupra conţinutului comenzii);
– furnizorul nu acceptă integral comanda;
– furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului.
Confirmarea comenzii trebuie:
– să se transmită imediat ce se primeşte comanda;
– să exprime mulţumiri pentru comandă;
– să specifice data sau /şi numărul comenzii;
– să repete elementele esenţiale ale comenzii, pentru a evita orice neînţelegere;
– să asigure cumpărătorul de respectarea tuturor indicaţiilor sale cu privire la derularea comenzii şi să specifice data expedierii.
Dacă comanda clientului necesită lămuriri suplimentare, în scrisoarea de răspuns a furnizorului se vor solicita acele lămuriri, deşi în acest caz furnizorul este în situaţia de a întârzia efectuarea livrării şi de a creşte costurile cu corespondenţa, dar nu din vina sa.
Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lămuriri trebuie să fie amabilă:
„Vă mulţumim pentru comanda dumneavoastră numărul … din data de.. …. În scopul onorării comenzii, vă rugăm să precizaţi culorile şi mărimile pentru tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amânat în funcţie de data primirii răspunsului dv….”.
Contractul
Contractul este un acord de voinţă între două sau mai multe persoane, stabilit în condiţii legale. Acordul produce efecte juridice, constând în drepturi şi obligaţii contractuale ale părţilor. Ca formă, contractul se prezintă ca o succesiune de clauze într-o ordine asupra căreia părţile semnatare au convenit. Este de preferat ca această succesiune să urmărească derularea în practică a operaţiunilor comerciale[2].
Pentru ca un contract să fie valabil şi să poată produce efecte juridice (drepturi şi obligaţii) între părţi, el trebuie să îndeplinească o serie de condiţii, şi anume:
– capacitatea părţilor de a contracta;
– consimţământul valabil al părţilor ce se obligă;
– un obiect determinat;
– o cauză licită (o motivaţie, un interes, un drept pe care legea le recunoaşte în mod expres sau le tolerează).
Contractele stabilite între părţi prin liber consimţământ sunt:
După formă: formale (cu conţinut standard) şi neformale (clauzele fiind în acest caz stabilite, în mod convenţional, prin acordul părţilor, cu respectarea condiţiilor de validitate.
După modul de exprimare a consimţământului:  scrise (în care acordul este consemnat în mod expres în scris, fie printr-un contract propriu-zis, aşa zisul ,,înscris unic”, fie prin transmiterea de documente ) şi nescrise (încheiate verbal, telefonic, printr-o strângere de mână etc.).
După modul de participare a contractanţilor la încheierea înţelegerii: convenţii în care părţile se află în contact nemijlocit şi convenţii în care acordul intervine prin corespondenţă.
După obiectul contractului: varietatea convenţiilor este extrem de mare: de la contracte de închiriere, leasing şi arendare la cele de vânzare-cumpărare, de donaţie sau de împrumut, de la contractele de gaj şi ipotecă la cele de prestări servicii, de la contractele de muncă sau de management la cele de societate etc.
Cea mai eficace modalitate de încheiere a unei convenţii este contractul sub formă de înscris unic, în prezenţa şi sub semnăturile ambelor părţi. În această formulă pot fi stabilite, fără vreo urmă de dubiu, toate obligaţiile şi drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaţie în contextul înţelegerii intervenite.
Structura unui contract cuprinde:
– identitatea părţilor contractante. Se menţionează numele societăţilor contractante, sediile şi alte elemente care să înlăture orice posibilitate de confuzie, nr. de înmatriculare la Registrul Comerţului etc. Se consemnează numele persoanelor care reprezintă societatea şi calitatea lor de reprezentanţi legali sau împuterniciţi;
– obiectul contractului – trebuie descris în detalii tehnice şi calitative, cantitative, preţ, astfel încât să nu rămână loc pentru detalii nelămurite;
– durata contractului – este importantă atunci când el se referă la o relaţie curentă, permanentă sau periodică (ex. contractul de prestări servicii pentru întreţinerea reţelei de electricitate;
– obligaţiile ofertantului (vânzătorului) – în cazul unui contract de vânzare-cumpărare care este cel mai frecvent utilizat, obligaţiile vânzătorului sunt, în principal, următoarele: să transmită cumpărătorului dreptul de proprietate asupra mărfurilor vândute (la livrare sau în momentul achitării preţului), să livreze cumpărătorului mărfurile la locul, la termenul şi în condiţiile de calitate şi de securitate prevăzute în contract, să garanteze calitatea mărfurilor, în caz contrar va înlocui marfa, va restitui preţul plătit, va remedia viciile apărute sau va suporta cheltuielile făcute de cumpărător cu remedierea lor.
– obligaţiile cumpărătorului: să achite preţul mărfii cumpărate la data, locul şi în condiţiile stipulate în contract, în caz contrar, vânzătorul poate pretinde taxa de depozitare;
– modalităţi de plată (termene de plată, banca în contul căreia va fi virată suma, dacă plata este eşalonată, se vor menţiona termenele ratelor scadente);
– condiţii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere şi transport, recepţia mărfii, montaj, probe, punere în funcţiune, asistenţa tehnică, şcolarizare persoane;
– clauza penală: vizează neîndeplinirea obligaţiilor la termene de către una din părţile contractante şi acoperirea prejudiciilor de către partea responsabilă;
– prevederi diverse;
– dispoziţii finale;
– anexe;
– data şi semnăturile.
RECLAMAŢIA
Încheind un contract de vânzare-cumpărare, partenerii urmăresc o finalitate precisă şi anume: livrarea şi primirea mărfurilor contractate pe de o parte şi plata acestora, pe de altă parte. Această finalitate impune partenerilor executarea întocmai a obligaţiilor asumate şi crearea cadrului necesar derulării contractului în bune condiţii. În practică, apar însă, o serie de dificultăţi care pot constitui cauza primirii sau înaintării de reclamaţii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile în vigoare, cu regulile şi normele internaţionale acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si întârzieri pot provoca nemulţumire şi pot duce la reclamaţii.
O scrisoare de reclamaţie trebuie:
– să fie înaintată imediat ce a apărut situaţia de reclamat;
– să prezinte politicos, clar şi concis situaţia de reclamat, dând date şi informaţii precise cu privire la marfa reclamată;
– să ceară în mod ferm, dar politicos să se cerceteze problema cu atenţie şi să se soluţioneze reclamaţia conform prevederilor contractuale şi uzanţelor comerciale;
– să prezinte pretenţia reclamantului şi să propună căi de soluţionare a reclamaţiei, putând chiar indica sancţiunile propriu-zise;
– să exprime încrederea că reclamaţia se va rezolva în mod satisfăcător. În cazul unor frecvente sau repetate erori, întârzieri etc, se poate recurge la ameninţarea cu rezilierea contractului;
– să exprime aprecierea faţă de serviciile oferite de partener până la ivirea situaţiei de reclamat;
– să fie scrisă pe un ton impersonal şi constructiv, să evite tonul acuzator, ţinând seama că partenerul este cointeresat în salvarea contractului;
– să indice baza legală a reclamaţiei;
– să indice documentul pe care se fundamentează reclamaţia;
– să indice termenele de executare a reparării prejudiciilor sau plata despăgubirilor;
– să indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despăgubirii sau a diferenţelor de preţ.
La scrisoare se ataşează actele de constatare.
În general reclamaţiile pot fi generate de:
– culpa(vina) vânzătorului;
– vina cumpărătorului;
– vina ambelor părţi;
– vina unei terţe persoane (când transportul este realizat de o terţă persoana);
– cauze de forţă majoră.
Reclamaţiile cumpărătorului pot avea următoarele cauze: deficienţe cu privire la marfă: cantitate, calitate, deficienţe în serviciile prestate de vânzător, întârzieri în livrare, ambalaj defectuos sau necorespunzător, mărfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaţiilor cumpărătorului în ceea ce priveşte transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc.
Reclamaţiile vânzătorului pot avea următoarele cauze: nerespectarea de către cumpărător a condiţiilor de plată, întârzierea plăţii, neplata contravalorii mărfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziţia vânzătorului (dacă acest lucru a fost prevăzut în contract).
În general, toate cauzele reclamaţiilor pot fi prevenite şi evitate cu excepţia cauzelor de forţă majoră.
De asemenea, reclamaţiile pot fi reale sau false, întemeiate sau neîntemeiate.
Răspunsul la reclamaţie trebuie să fie prompt şi redactat pe un ton cât mai calm şi politicos. Răspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaţiei. Răspunsul de acceptarea a reclamaţiei trebuie:
– să prezinte scuze pentru neplăcerea cauzată partenerului, să exprime regretul pentru cauza care a generat reclamaţia;
– să prezinte o scurtă explicaţie în legătura cu apariţia cauzei reclamaţiei şi să solicite timp pentru studierea reclamaţiei, atunci când este cazul;
– să prezinte modalitatea sau căile de soluţionare a reclamaţiei, să specifice compensaţia oferită;
– să se încheie cu o expresie de bunăvoinţă şi de încredere în posibilitatea restabilirii bunelor relaţii cu partenerul.
Refuzul de acceptare a reclamaţiei trebuie:
– să cuprindă motivele pe care se întemeiază refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziţii legale în vigoare;
– să aibă un stil moderat şi politicos;
– să exprime în încheiere regretul şi dorinţa de a continua şi în viitor bunele relaţii.
AVIZUL DE INSOŢIRE A MĂRFII
Este un act cu caracter contabil, dar prezintă şi elemente de corespondenţă, el fiind totodată şi un răspuns la nota de comandă. Forma avizului de însoţire a mărfii este tipizată şi cuprinde datele de identificare fiscală atât ale furnizorului, cât şi ale beneficiarului, datele defalcate pe preţ unitar şi cantităţi ale mărfii, semnătura delegatului şi a primitorului.
SCRISOAREA DE GARANŢIE BANCARĂ
Reprezintă unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenţei comerciale şi are caracter juridic de acoperire a eventualelor creanţe între creditor şi debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. Prin acest document, o bancă agreată de partener garantează plăţile acestuia. Dacă partenerul nu respectă scadenţa, creanţa este executată automat, suma datorată fiind transferată în contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice sunt multiple: se elimină cheltuielile pentru administrarea somaţiilor, pierderile, riscul insolvabilităţii clientului etc. Forma scrisorii de garanţie este standard şi cuprinde obligatoriu următoarele elemente: datele de identificare poştală şi comunicaţională ale expeditorului cuprinse în antet, precum şi datele de identificare fiscală, titlul ,,Scrisoare de garanţie”, datele destinatarului, obiectul garanţiei, motivul emiterii scrisorii, funcţia, numele, semnătura olografă şi ştampila reprezentantului expeditorului. 
SOMAŢIILE
În managementul relaţiilor cu clienţii, uneori şi cu furnizorii, un spaţiu distinct îl ocupă comunicarea scrisă şi telefonică purtată în scopul recuperării creanţelor (plăţi restante, facturi neachitate) sau al onorării unor obligaţii de altă natură (livrări neefectuate la termen, servicii neprestate).
O procedură clară şi sistematică de urmărire, avertizare şi execuţie în instanţă a datornicilor poate fi utilă pentru separarea clienţilor în buni platnici, nu prea buni platnici şi rău platnici. O procedură eficace de avertizare şi somare asigură păstrarea controlului relaţiilor cu clienţii şi reducerea pierderilor.
Trebuie exclusă de la început utopia că ar putea exista undeva în lume un mediu de afaceri în care operaţiunile comerciale s-ar desfăşura la fel de riguros, precis şi ritmic ca mecanismul unui ceasornic.
Este considerată normală existenţa livrărilor în avans (pe credit), ca şi a unor situaţii de criză sau indisponibilităţi temporare de plată şi de onorare a unor obligaţii de natură comercială. Un anumit grad de toleranţă, încredere şi cooperare între partenerii de afaceri este indispensabil, dacă se doresc relaţii de afaceri durabile.
Problema care rămâne de rezolvat este, în fapt, stabilirea limitelor de toleranţă şi a procedurilor graduale care să asigure menţinerea creanţelor la cote rezonabile şi executarea silită, atunci când limitele sunt depăşite.
Teoretic, plata ar trebui efectuată simultan cu sau imediat după livrarea produselor sau prestarea serviciilor. Practic, acest lucru este imposibil, chiar şi în cazul relaţiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de multă vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens şi inutil de cecuri, ordine de plăţi, chitanţe etc, este preferat sistemul decontărilor periodice (lunare, de exemplu), aceste fiind considerate plăţi cash.
În mod normal, într-un asemenea sistem de plăţi, se renunţă la ideea oricărei dobânzi şi se asumă în schimb riscul unor creanţe. O acumulare prea mare de creanţe neîncasate poate plasa compania într-o situaţie financiară precară, până la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate aştepta pasiv ca debitorii să-şi onoreze obligaţiile. Ea trebuie să intervină cu îndrăzneală, dar cu diplomaţie, pentru atenţionarea, somarea şi, la nevoie, executarea debitorilor, în sensul refacerii capacităţii sale de plată.
De regulă se scriu mai multe scrisori de somaţie până să se ajungă la ultima soluţie, justiţia.
CAMBIA (TRATA)
Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plată, prin care creditorul dă dispoziţie debitorului să plătească o anumită sumă unei terţe persoane, la o anumită scadenţă. Avantajul cambiei constă în faptul că poate fi transmisă sau scontată la o bancă, deci valorificată chiar înainte de scadenţă.

 
Structura unei scrisori oficiale:

  • Antetul institutiei eminente – in stanga sus: denumirea si adresa unitatii, denumirea forului ierarhic superior si, uneori, a departamentului din cadrul institutiei.
  • Elementele de identificare ale scrisorii: numarul si data iesirii din institutie, aplicata la serviciul registratura sau la secretariat.
  • Formule de adresare:
  • “Catre Liceul Teoretic “Nicolae Balcescu” Braila; “Catre Domnul Director economic al SC Sidex S.R.L., Str. Polona, Nr.2, Galati, urmata de denumirea institutiei adresante, completata cu numele localitatii, strada, numarul, comuna, judetul, codul postal.
  • Continutul debuteaza cu formule ca: “Referitor la…”, “Prin prezenta va facem cunoscut ca…”, “Ne permitem sa va informam ca…”, “Avem placerea sa va aducem la cunostinta ca…”. Acestea se selecteaza in functie de cele doua variante ale scrisorii: de informare sau de raspuns.
  • Structura textului:
  • Introducerea contine o scurta formulare: “Avem placerea sa va aducem la cunostinta ca in liceul nostru va avea loc un simpozion…in data…la ora…”, “Ca urmare a solicitarilor dumneavoastra, va informam ca…”.
  • Tratarea cuprinde informatii, argumente si variante necesare rezolvarii problemei sau formulari privind necesitatea/onoarea prezentei unei personalitati la o manifestare publica.
  • Concluzia contine nucleul scrisorii, obiectul/scopul clar al acesteia: “In concluzie, va solicitam sa…”, “Am fi onorati sa…”, “Speram sa puteti participa…”.
  • Incheierea contine formule de multumire sau de salut: “Multumindu-va anticipat pentru prezenta dumneavoastra, ramanem ai dumneavoastra fideli colaboratori…”, “Asteptam cu interes raspunsul dumneavoastra…”.
  • Urmeaza semnaturile conducatorului unitatii si a celui implicat direct in probleme si stampila aplicata peste semnatura conducatorului unitatii.

Scrisoare oficiala model ( de garantie ) solicitata de anaf pentru autorizare antrepozit fiscal - Model
Publicat de la